Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Notare

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notariat einen besonders hohen Stellenwert. Wir (die verantwortliche Stelle) möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche personenbezogenen Daten wir nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Sie bezüglich Ihrer Daten haben.

1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG
Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO für die Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten sind Notare Lars Nodop und Arno Hanken, Wilhelmstr. 8a, 26160 Bad Zwischenahn. Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist Herr Rechtsanwalt Arno Hanken, geschäftsansässig Wilhelmstr. 8a, 26160 Bad Zwischenahn, Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..

2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG
Wir verarbeiten bei der Wahrnehmung der uns gesetzlich übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten. Diese Datenverarbeitung ist für die angemessene Bearbeitung Ihres Anliegens sowie der Erfüllung von Informations- und Antragspflichten erforderlich. Personenbezogene Daten, die von uns verarbeitet werden, sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind. Dazu zählen unter anderem: Allgemeine Personendaten wie Name, Geburtsdatum und Alter, Geschlecht, Geburtsort, Familienstand, Anschrift, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.; Kennnummern: Personalausweis- und Passnummer, Geburtenregisternummer, Steueridentifikationsnummer, Führerschein, Kfz-Kennzeichen etc.; Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.; Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, sonstiges bewegliches Vermögen etc. In bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Scheidungsvereinbarungen und letztwilligen Verfügungen sowie Adoptionen auch weitere Daten zu Ihrer familiären Situation oder andere sensible Daten, welche z.B. zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen.

3. RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO gestattet die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt. Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege. Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Verfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, z.B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör-, Schreibbehinderungen), sexueller Orientierung und Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser besonderen Kategorien von Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG. Weiterhin erheben wir auch bei öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister. Ferner erheben wir Daten aus sonstigen Quellen z.B. bei Gläubigern. Dies geschieht jedoch nur auf Grund vorheriger Veranlassung durch Sie und zur Bearbeitung Ihres konkreten Anliegens bzw. zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten, oder hoheitlichen Tätigkeiten.

4. EMPFÄNGER IHRER DATEN
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt und erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: das Grundbuchamt, das Handelsregister, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, das Finanzamt, die Ländernotarkasse, andere Notare, Kreditinstitute und sonstige private Dritte. Die Übermittlung an private Dritte geschieht nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung. Ihre Daten werden somit ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen oder gegebenenfalls weiteren beteiligten Personen gewünschte notarielle Tätigkeit durchzuführen, etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug oder zur Durchführung von Beratungen und Unterschriftsbeglaubigungen. Aus den Bestimmungen der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben sich für den Notar auch zugleich die rechtlichen Verpflichtungen, zur Verarbeitung der erforderlichen Daten. Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören insbesondere von uns eingesetzte Dienstleister, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden. Auftragsverarbeiter in diesem Sinne sind z.B. der IT-Systembetreuer, der Rechtsanwalts- und Notarsoftwareanbieter, die Finanzbuchhaltung.

5. SPEICHERUNG IHRER DATEN
Wir bewahren Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Die Aufbewahrungsfristen richten sich primär nach der DONot sowie der AO und sind von dem Verarbeitungszweck abhängig. Gemäß § 5 Abs. 4 DONot gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen: Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre; Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre; Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

6. IHRE RECHTE
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten: Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO); Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO); Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO); Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO); Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO). Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als das diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 BnotO entgegensteht. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Basis von gesetzlichen Regelungen. Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihre Einwilligung. In diesen Fällen haben Sie zusätzlich das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bisherige Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt. Sie haben ferner das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für Datenschutz (LfD) Niedersachsen, Hausanschrift: Prinzenstr. 5, 30159 Hannover, Email: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..

Notare Nodop und Hanken